中国科学院大学学生会、社团财务报销管理办法(暂行)

  • 日期:2010-06-28
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一、经费报销原则:项目化、统一化、明细化,凡使用学校经费开展活动,活动经费全部须提前申请,经批准后方可执行和报销。
 
二、关于票据
1、必须开具正式发票:客户名称栏为“中国科学院大学”,商品名称栏最好按照购物清单开成“笔”、“本”“胶带”“复印费”等,即按照购物清单逐一单列。商品名称栏一般不开成“餐费”、“食品”、“礼品”、“奖品”、“水”等需要主管院长签字方可报销的特殊费用。
2、凡是以“办公用品”为商品名称开具的发票,必须列出商品项目明细(包括数量、单价、大小金额、发票印章齐全等),如未超过三项内容,明细可直接填写在发票中。如超出三项均须提供卖场或超市的购物小票,或者盖章后的收据,随办公用品发票一起提供。
3、活动物品在玉泉东批发市场或金五星批发市场等商品集散地采购时必须要求卖家开出相应的购物清单,并在清单上盖章,凭借清单到市场开发票处开相应的发票(内包含税费),报销时严格按照学校财务部门报销要求提供购物发票和购物清单;建议发票以单项分列,如笔、本、胶带等开具,不得开具礼品或奖品。
4、超市的发票需附带购物小票进行审核,或在发票上列出详细内容。
5、所有票据均须在背面用铅笔注明活动名称、经手人及时间。
6、单张发票不得超过 300元,否则需分项开具发票,或提前申请支票结算。
 
三、关于特殊费用报销
1、交通费用:一般活动不鼓励乘坐出租车,特殊情况需在项目预算中明确提出并得到团委批准后方可报销,或作为单独开支获得团委老师批准后可给予报销,所有出租车票背面均需注明乘车事由、事件人和时间。
2、餐费、食品、礼品、水等特殊费用须在申请预算经团委老师批准后方可执行和报销。食品、礼品须提供报销明细,并在票据背面用用铅笔注明事由、事件人和时间。
3、社团外聘指导老师课时费:社团聘请指导老师需经学生处审批同意,(聘用时间原则上一般上半年在36月,下半年在912月,共8个月)。凡报销劳务费的社团,应在当月25日前填写《外聘人员劳务酬金发放表》,填写劳务人员本人北京地区建行活期帐号、本人身份证号及考勤表,(遇周六、日可提前2)将表格交至团委老师处审批,之后由院财务统一打卡完成,按月支付,过时不候。另外,每人一次发放金额不超过800元,超过部分将按国家规定纳税。
 
四、关于报销提供材料
1、《活动计划书或策划书》
2、团委批准后的《活动预算表》(纸版)
3、与活动项目相对应的各种报销票据;
 
五、关于报销时间
1、活动结束后12周内将票据整理完毕,列出清单,填写《活动结算表》,由部长和分管主席签字确认后,连同策划、预算表等其他材料统一上交至学生会相关部门(中关村交至办公室、玉泉路交至秘书处)。
2、学生会相关部门及时整理并审核报销材料,做好记录工作,并按照分项整理的原则及时上交团委进行审核报销。中关村学生会(含奥运村学生会)报销材料于每周二交至中关村团委办公室,玉泉路学生会报销材料于每周三交至玉泉路团委办公室。
3、团委办公室审核不通过的报销材料,需学生会相关部门和人员及时按照审批意见进行修改或调整
 
六、关于预借现金
活动前需预借现金的,需由活动负责人、部长、分管主席分别签字后,连同提交给团委老师,一般提交申请2-3天后,由活动负责人到所在园区团委办公室签字领款,预借现金必须于活动结束后尽快报销冲账。
申请借款时须提供以下材料:
1、团委批准后的《活动计划书或策划书》(纸版)
2、团委批准后的《活动预算表》(纸版)
3、《借款单》
 
 
                       共青团中国科学院大学委员会
                         二〇一〇年四月二十一日

附件:参考票据

《购物明细》

《购物发票》

《劳务发放表》